Köra ett hemmakontor kan vara mycket påfrestande oavsett om du använder den för att hålla koll på familjens ekonomi eller driva ett litet företag där. Om du inte hålla koll på dina papper och andra objekt på ett sätt som är vettigt, kommer du aldrig att kunna hitta saker när du behöver dem. Räkningar kan inte få betalt i tid, ådra förseningsavgifter och andra påföljder bara för att de var begravda under andra poster. Det finns ett antal system som du kan använda för att göra ditt hemmakontor som mycket effektivare men det finns ett antal nackdelar att överväga med them.Systems som kräver Scanners eller LabelersSome dokumenthanteringssystem kräver att alla dina papper filer skannas och därefter formaterad till en hårddisk för "arkivering." Det finns ofta många saker som inte kan skannas och det finns problem med skannern själv. Om du inte har en skanner, skulle denna typ register föreslår att du köper en. Och detta dokumenthanteringssystem inte kan vara perfekt eftersom när du har skannat allt och lägg dem på datorn, tänk om det systemet kraschar eller du inte är nära datorn för det ögonblicket? Med en scanning dokumenthanteringssystem, märkning allting inte alltid fungera heller, särskilt eftersom det gör ingenting för att få allt organiserat. Visst, du vet att de är alla räkningar hem sitter där i snyggt märkt mapp, men de får flyttas från plats till plats eftersom de har ingen verklig anvisad plats och de hamnar begravdes gång again. Hybrid, Better SolutionThere är en arkivsystem för kontor med en hybrid av traditionell arkivering och datasökning uppfinningsrikedom som har förmågan att hjälpa dig att effektivisera din arkivsystem och hitta dina artiklar utan att behöva springa ut och köpa dyr utrustning. Du genomsök inte era objekt så att du kan använda samma programvara arkivsystem för att ordna böcker och andra objekt som du inte skulle kunna skanna. Dina filer sätts upp i index numrerade, hängmappar med etiketter som du skriver ut från programvaran. Dessa Filnumren förändras aldrig, men den information som lagras i dem kan. Efter allt är där det måste vara, och objektet namn och nyckelord som avser de poster som indexeras in i programmets databas, är informationen konverteras till sökbara filer. Allt du behöver göra är att komma åt en dator och göra en google-liknande sökning för att hitta exakt vad du letar efter i seconds.Your hemmakontor är nu organiserad som en miniatyr databank, som din egen personliga version av World Wide Web. Alla dina papper filer finns rätt att nås genom en snabb sökning. Arkivering programvara kommer att generera ett sökresultat som visar exakt vilka hänger mapp den begärda informationen är och var man kan få tillgång till den. Det finns ingen sökning genom flera olika filer för att hitta ett objekt på grund av olika tankeprocesser för ansökan från dag till dag konst av:. Janet Baker