Hur att omorganisera ett arkivskåp

Om du är som den genomsnittliga personen har minst ett skåp i ditt hem eller kontor, och förmodligen inte så organiserat som du gillar. Även om filen lådorna består av oordnade högar av papper, kan den här artikeln hjälpa dig att ta itu med röran, rensa upp onödiga röran och gör alla sina förfaranden lättare att find.STEPS: 1. Tänk på hur du vill att din fil lådor som är organiserade. Om ett system kommer att tänka på statsskuldväxlar i en låda i en annan skatteinformation, etc.-ta anteckningar på ett block av paper.2. Gå igenom varje låda i taget, gör en kort innehållsförteckning. Om du redan har filer inrättat, ange filnamn och content.3. Hitta en ren arbetsyta, till exempel ett skrivbord eller bord och ta en preliminär titt genom alla pappersbitar. Sök klassificering av dokument i högar beroende på hur du vill att den organiserade kreditkort räkningar i en stapel, reseräkningar i en annan och så vidare. Detta är en bra tid att lägga undan inaktuella objekt för förvaring eller shredding.4. När alla oklassificerade artiklar har separerat, lägga till nya kategorier till list.5. Titta noga på listan och besluta om den lämpligaste metoden för organisation för dig, ditt kontor eller hem. För jobbfiler, kanske du vill ha en fil för varje projekt /avdelning för personliga filer, kan du skilja dem efter typ av notan. Observera att du kanske vill sub-ordna objekt efter månad eller year.6. Gör en ny lista med filer som du behöver för att rengöra etiketten. Placera varje låda på en separat sida. På den vänstra sidan av sidan, en förteckning över "klass"-filer, som vanligtvis hänger mappar. På den högra sidan av sidan, en förteckning över enskilda filer som du vill ha i varje kategori är oftast mappar. Till exempel kan en hängande fil märkt "räkenskaperna för kreditkort" innehåller mappar märkta "MasterCard", "Visa" och "Gas Card, eller så kan du ha filer märkt" Bills 2005 "," projekt Act 2004 "och så vidare. 7. Kontrollera att du har alla tillbehör du behöver. En serie av filer med hängmappar Manila, väl markerade, är ett bra sätt att organisera något filsystem. Gå till ett kontor leverans butik och plocka rätt storlek filer, tillsammans med ditt val av etiketter fil folder.8. Typning och /eller skriva ut filen etiketter. Ansök etiketter för hängmappar och Manila fil folders.9. Gå igenom din fil lådor, en i taget, och sätta i den nya tomma filer i bokstavsordning. Nu spola alla gamla filer och lägga tidningarna på rätt ställen. Gör samma sak för alla löst paperwork.10. Sätt en lämplig etikett på utsidan av varje fil lådan och dra alla gamla mappar obehagligt. Nu är du klar! Råd * När du utvecklar din organisatoriska systemet, ta reda på hur ofta du behöver använda delar av sin ansökan. Placera de filer du använder oftast på framsidan av lådan eller på en plats enkel åtkomst. Du kanske vill att en del av hans arkivlådan särskilt ägnas pågående arbeten. * Om du är orolig för var att skicka dina mappar, kan du sätta en andra rad i filen mappen på införandet av en mindre storlek av källan fil som hängs i vissa etikettsystem färdigförpackade att erbjuda denna möjlighet i programmet. * Var inte rädd för att skapa olika filsystem på olika sätt. Dina filer från hemmakontor behöver inte ha samma konfiguration av ditt arbete filer. * Ha tålamod om du har problem med att hitta saker på först. Du kan alltid skriva ut en lista över filer och band på sidan av skåpet. * Du behöver inte lämna bort allt ska organiseras. Håll en bricka på ditt skrivbord eller i närheten av din arkivskåp av de presenterade frågorna, och naturligtvis en gång i veckan eller när den är full. * Dessa steg fungerar och arkivering av dokument på din dator, för! Varningar * När du börjar bygga upp lösa papper , inte bara slumpmässigt börja göra nya filer, det är vägen till kaos och oordning. Kontrollera först att se till att en fil inte existerar * Om du inte behöver en ny fil, men tänk på det mest logiska stället att uttrycka det, snarare än att lägga den i översta lådan öppnas av
:.. Shinyumi