The Challenge of Long Distance CareWhether du behöver samordna hälso-och juridiska tjänster för dina föräldrar eller behöver hålla en familj konferens, hjälper telekonferenser du stanna mer ansluten, bli effektivare och vara mer lyhörd med familj och nära och kära. En kris som kan ta stora proportioner kan hanteras snabbt eftersom du kan samla alla de resurser du behöver - utbredda familjemedlemmar, läkare, vårdgivare, advokater (för att nämna några) - från andra sidan stan eller i hela landet. Min mamma och hennes man flyttade till västkusten av Florida, långt från mina systrar och mig som bor på båda kusterna i USA. När min mors hälsa försämrades, var mitt dilemma hur man effektivt övervaka och samordna sin vård och finansiella frågor från 1.500 miles away. Vid den tiden bodde jag på konferenssamtal på kontoret och trodde att de skulle fungera för vår familj. Jag engagerade en lokal äldreomsorg manager, som besökte min mamma på en regelbunden basis och samordnade läkare, apotekare, i hemmet och andra vårdgivare. Jag har ställt in månatliga konferenssamtal med chefen för att hålla mina systrar och min steg fars familj uppdaterade på hälsofrågor. Alla kunde höra samma sak på samma gång, ställa frågor, åsikter röst och delta i besluten. Två gånger vi samordnade out-of-town evakueringar i en orkansäsongen! Lyckad telekonferenser tar lite planering och följande tips kan hjälpa dig igenom vad som kan vara en känslomässig time.Engage en pålitlig telekonferenser ServiceArrange tjänster med ett konferenssamtal företag som tillhandahåller högkvalitativa , pålitlig telefonmöten service, säkerhet för dina samtal och 24/7 teknisk support. Detta undviker samtal frånkoppling, statiskt på linjen, och frustrerade deltagare ringer. Leta efter en tjänst som tillhandahåller dedikerade avgiftsfria och avgiftsbelagda dial-in nummer, säker moderator och lösenkoder deltagaren och enkla knapptelefon Konferensfunktioner ansökningsomgång (t.ex. muting, volymkontroller och telefonistassistans). Om du behöver lägga till någon som inte är på samtalet (t.ex. en läkare eller advokat) är det också bra att ha möjlighet att ringa ut under samtalet och lägga den där extra personen on.Plan Din CallInvite alla personer som arbetar med den aktuella frågan, särskilt de som behöver delta i beslut eller hjälpa till att bära ut dem. Dessa kan omfatta släktingar, vänner, professionella vårdgivare, finansiella rådgivare och läkare. Typiska ämnen kan inkludera: Care coordinationHealth och säkerhet concernsSharing ansvar bland vuxna childrenFinancesWeather-relaterade och andra nödsituationer (orkaner, tornados, strömavbrott etc.) ge alla datum, tid och förväntade längden av samtalet. Låt deltagarna veta vilka ämnen du vill täcka. Det är en bra idé för nyckelpersoner (oftast familjemedlemmar) att ha ett ord med i sätta agendan. Skicka ut några skriftliga handlingar som ringer behöver i förväg (t.ex. hälso-och sjukvård direktiven, andra juridiska dokument, läkares rapporter etc.). Ge dina deltagare med uppringda nummer och deltagare passcodes.Manage Din CallThe samtal värd bör ringa in 5 minuter innan samtalet som en artighet. I många tjänster, kommer deltagarna höra musik-on-hold tills värden ansluter till konferensen, en säkerhetsfunktion som förhindrar obehörig användning av din konferens call.If behövs, spela in konferenssamtal - en standard med många konferenssamtal tjänsteleverantörer. Denna teknik kan användas för att tillåta någon som inte kunde delta i samtalet för att lyssna vid ett senare tillfälle. Om samtal inspelning används, ska tjänsteleverantören har ett meddelande till deltagarna att samtalet spelas recorded.When du starta samtalet, låt alla veta vem som är på samtal och granska de objekt som du kommer att täcka. Be deltagarna att tysta telefoner när de inte talar och för att undvika att skapa bakgrundsljud såsom prasslande papper eller konversationer sida. Mobiltelefoner kan skapa störningar på linjen och kan behöva tystas när mobiltelefon användaren inte talar. Om en cell eller trådlös telefon är i närheten av en mikrovågsugn, kan detta orsaka statisk och den som ringer kommer att behöva flytta ifrån microwave.Ask alla som ringer att identifiera sig när man talar, adress andras namn när ställa frågor och inte att placera telefoner på is när de har musik-on-hold, som kommer att vara störande. Innan jag avslutar samtalet, hämta gruppen och ange datum och tid för din nästa samtal, om det behövs. Många telekonferenser leverantörer ger värden möjligheten att automatiskt avsluta samtalet med tonval pad på telefonen, vilket är en god praxis i fall en deltagare glömmer att hänga upp (det händer ofta!). Uppföljningen är NiceSend ut en sammanfattande e-post eller anteckning identifiera eventuella uppföljande åtgärder poster, så alla är klart nästa steg att take.For inspelade samtal, ge uppringningsinformation till vem du vill höra inspelningen. Och, om det behövs, beställa skivor från det inspelade samtalet Musik av:. Tom Irland